IceWarp ist in der Debatte um Monopole und alternative Produkte kein unbeschriebenes Blatt. Die tschechische Softwareschmiede entwickelt seit über 25 Jahren Messaging- und Collaboration-Plattformen und betreibt heute mehrere Rechenzentren, unter anderem in Prag und Nürnberg, beide zertifiziert nach ISO 27001. Was das Werkzeug vom weiten Feld der Exchange-Alternativen unterscheidet, ist weniger ein einzelnes Killer-Feature als vielmehr die Konsequenz der Integration: E-Mail, Teamchat, Videokonferenzen, kollaborative Dokumentenbearbeitung, Dateiablage und Kalender laufen in einer Oberfläche, mit einer Benutzerverwaltung, einem Sicherheitsstack und einem Lizenzpreis, ohne dass Unternehmen für Konferenzen, Chat oder Cloudspeicher separate Produkte hinzubuchen müssen.

Neben der Cloudversion lässt sich der IceWarp Server auch lokal betreiben. Hierfür stellt IceWarp fertige Images für VMware, Hyper-V und Docker bereit. Daneben bietet es aber auch klassische Installationsmedien für Windows und Linux. In diesem Test konzentrieren wir uns aber auf die Cloudvariante. Dabei werfen wir einen Blick auf die Administration, aber auch die Funktionen am Client, um zu prüfen, ob IceWarp es wirklich schafft, eine vollumfängliche Alternative zu Microsoft zu sein.

Die Einrichtung der IceWarp-Umgebung ist schnell vollzogen. Zum Testen ist der erste Monat kostenlos und so haben wir zunächst eine Subskription inklusive der Desktop-Suite abgeschlossen. Unterschiedliche Bezahlmodelle stehen dabei nicht zur Verfügung. Das Business-Paket mit 200 GByte Postfachspeicher, 1 TByte Dateispeicher und allen Funktionen wie Mailbox, Chat, Konferenzen oder der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten liegt bei 3,50 Euro monatlich pro Nutzer. Hinzu kommen weitere 3,50 Euro für die Desktop-Suite, sofern diese zum Einsatz kommt – dazu später noch mehr.

Nachdem wir alle Informationen eingegeben und die hinterlegte E-Mail-Adresse verifiziert hatten, kamen wir direkt zur Einrichtung unserer Testumgebung. Die ersten Zugangsdaten wurden dabei an die hinterlegte E-Mail-Adresse versendet. Der Hostname für den Zugriff folgt dem Schema "unternehmen.onice.io" – in unserem Fall schulenburg.onice.io. Über diese Adresse sind sowohl der Admin-Zugang als auch der Webclient für Endnutzer erreichbar. Beides läuft im Browser; weder Server noch lokale Software sind auf Kundenseite erforderlich.

Hinter dieser einfachen Fassade steckt eine mehrschichtige Architektur. Den Kern bildet der IceWarp-Mailserver, der E-Mail über SMTP, IMAP und POP3 verarbeitet und Kalender sowie Kontakte nach CalDAV- und CardDAV-Standard bereitstellt. Smartphones und Outlook verbinden sich über Exchange ActiveSync in der Version 16.1 – derselben Version, die Microsoft Exchange verwendet, was eine weitgehende Clientkompatibilität ohne Konfigurationsaufwand sicherstellt. Ergänzend dazu laufen neuere Kollaborationsfunktionen wie Videokonferenzen, kollaborative Dokumentenbearbeitung oder Dashboard als separate Microservices, die IceWarp in seiner eigenen Cloud betreibt und automatisch skaliert.

Der Webclient ist IceWarps browserbasierte Arbeitsumgebung und das Erste, was Nutzer nach dem Login sehen. Die Hauptnavigation sitzt als schmale Leiste auf der linken Seite und listet alle verfügbaren Module in fester Reihenfolge: Dashboard, E-Mail, Teamchat, Konferenzen, Kalender, Kontakte, Dateien & Dokumente, Aufgaben, Notizen sowie ein Marketplace für Integrationen. Der Einstiegspunkt ist das Dashboard, bei dem es sich um einen anpassbaren persönlichen Arbeitsbereich handelt. Nutzer pinnen hier Notizen, aktuelle Dokumente und Ordner an, die sie täglich brauchen, und sehen, woran sie zuletzt gearbeitet haben. Das Dashboard synchronisiert sich mit der Mobile App, sodass der Hintergrund und die angepinnten Inhalte auf allen Geräten identisch sind.

Der E-Mail-Bereich folgt einem vertrauten Dreispalten-Layout: links der Ordnerbaum mit Posteingang, Gesendet, Entwürfen, Spam und Papierkorb, in der Mitte die filterbare Nachrichtenliste, rechts die geöffnete E-Mail. Teamchat und Konferenzen sind direkt integriert und ohne Medienbruch erreichbar. Die Raumliste unterscheidet zwischen Räumen, deren Mitgliedschaft man innehat, kürzlich aktiven Räumen und archivierten Kanälen. Wer einen Raum sucht, tippt den Namen direkt ins Filterfeld. Konferenzen lassen sich mit einem Klick auf "Jetzt meeten" sofort starten oder über "Ein Meeting planen" vorausplanen; vergangene Meetings samt Aufzeichnungen bleiben im History-Tab zugänglich.

Auch Notizen und Aufgaben sind vollwertig integriert. Notizen können mit Dateianhängen versehen, per Tag organisiert, ans Dashboard gepinnt und direkt an Teamchat-Räume oder einzelne Kollegen geteilt werden. Aufgaben erhalten Fälligkeitsdaten, Prioritäten, Erinnerungen und Teilnehmer. Wer an einer Aufgabe mitarbeitet, sieht sie in der eigenen Liste, ohne dass es einer separaten Projektmanagement-Anwendung bedarf. Ergänzt wird das alles durch den globalen Neu-Button oben, der das Erstellen neuer Inhalte nach Kategorien gruppiert: Unter "Haupt "finden sich E-Mail, Konferenz, Termin, Notiz und Aufgabe und unter "Büro" Dokument, Tabelle und Präsentation; unter "Zusätzlich" auch weniger offensichtliche Optionen wie eine Buchungsseite oder der direkte SMS-Versand. Die Weboberfläche wirkt insgesamt sehr modern und ist sehr intuitiv in der Bedienung.

Die Administration findet ebenfalls per Browser statt. Mit entsprechenden Rechten wird einem Nutzer das Icon links im Menü angezeigt. Hier lässt sich das Abonnement verwalten, aber auch die Konfiguration durchführen. Zunächst lassen sich hier allgemeine globale Einstellungen zum Webclient einrichten. Hierzu zählen Settings wie die Signatur oder das Aktivieren von Emoticons bei Chats. Im Bereich der Domain konnten wir direkt eigene Domains einbinden, während beim Benutzer die technischeren Einstellungen zu finden sind.

Auf Domainebene steuert der Administrator über die Einstellungen die grundlegenden Parameter einer Domain, wie Berechtigungen, Speicherkontingente und die Erzwingung von Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle Nutzer der Domain. Über den "Limits"-Tab lassen sich domainweite Obergrenzen definieren, etwa die maximale Postfach- und E-Mail-Größe und tägliche Sendelimits sowie die Standardwerte, die jeder neue Nutzer erbt.

Ablaufdaten für die gesamte Domain sind ebenfalls möglich, was vor allem für temporäre Mandanten oder Testumgebungen praktisch ist. Regeln erlauben die automatische Verarbeitung eingehender E-Mails nach beliebig kombinierbaren Bedingungen: Absender, Empfänger, Betreff, Anhangstyp oder Header-Felder lösen Aktionen aus wie Weiterleiten, Ablehnen, Verschieben oder das serverseitige Anhängen von Signaturen und rechtlichen Hinweistexten an ausgehende Nachrichten.

"Mobile Geräte" zeigt alle Smartphones und Tablets, die per Exchange ActiveSync mit der Domain verbunden sind und erlaubt pro Gerät die Entscheidung zwischen Freigabe, Sperrung, vollständigem Remote Wipe oder selektivem Soft Wipe, das ausschließlich die Unternehmensdaten entfernt. Unter White Labeling lässt sich das Erscheinungsbild des Webclients für die Domain anpassen. Änderbar sind hier der Login-Hintergrund, das Farbschema, das Logo, das Favicon, das Konferenz-Branding sowie die Social-Login-Integrationen.

Der Features-Tab bestimmt, welche Module den Nutzern der Domain im Webclient überhaupt zur Verfügung stehen – Kalender, Kontakte, Dateien und Dokumente, Notizen, Aufgaben, Quarantänezugriff und der Marktplatz lassen sich einzeln aktivieren oder deaktivieren. Für ausgewählte Module steht dabei entweder eine moderne oder eine Legacy-Oberfläche zur Auswahl. Das Feature "Statistik" rundet die Domainverwaltung ab: Exportierbare Berichte liefern für jeden Nutzer E-Mail-Volumen, Speichernutzung in Prozent, Dateianzahl, letzten Login-Zeitpunkt und zuletzt verwendete IP-Adresse.

Nach der Bestellung war der Cloudmandant sofort betriebsbereit, allerdings zunächst nur unter der onice.io-Domain. Damit wir E-Mails unter der eigenen Adresse senden und empfangen können, haben wir für unseren Test eine Sub-Domain eingebunden. Hierfür haben wir zunächst im Admin-Interface die Domain angelegt und beim Registrar die DNS-Einträge gesetzt. Die zu setzenden DNS-Einträge wurden uns direkt angezeigt und die Einstellungen wurden überprüft, bevor die Domain aktiviert wurde.

Ab diesem Moment konnten wir über IceWarp und die eigene Domain E-Mails empfangen und senden. IceWarp stellt noch eine downloadbare DNS-Zonendatei bereit, die bei vielen Registraren direkt importiert werden kann. Die notwendigen Schritte zur Absicherung der Domain mittels SPF, DKIM und DMARC werden nachvollziehbar dokumentiert. IceWarp unterstützt die entsprechenden Standards. Mehr ist zur Nutzung der eigenen Domain nicht nötig.

Nachdem die Domain eingerichtet ist, folgt die Nutzerverwaltung. Neue Nutzer werden auf der Webadmin-Seite über das Plus-Symbol und "Neuer Benutzer" angelegt. Pflichtangaben sind E-Mail-Adresse und Passwort, optional lassen sich auch nur Vorname und Name setzen. Weitere Details wie die Abteilung oder das Geburtsdatum sind dann im Anschluss direkt beim Benutzer zu hinterlegen. Wer Nutzer in großer Zahl anlegen muss, kann die Bulk-Aktionen nutzen. Für zeitlich begrenzte Zugänge wie Projektmitarbeiter, externe Partner oder Praktikanten lassen sich Ablaufdaten auf Kontoebene setzen. Das Konto deaktiviert sich dann automatisch zum festgelegten Datum. IceWarp unterscheidet die Rollen User und Domain Administrator. Die Rolle kann in den Eigenschaften eines Nutzers über den Typ geändert werden.

Team-Postfächer wie "info@" oder "support@" funktionieren in IceWarp ebenfalls über Nutzerpostfächer, die über ordnerbasierte Berechtigungen den Zugriff ermöglichen. Dadurch können die gewünschten Nutzer dasselbe Postfach lesen und beantworten, ohne ein separates Login zu benötigen. Ebenfalls möglich sind Gruppen. Diese bündeln Nutzer für gemeinsame Berechtigungen. Daneben gibt es noch Mailinglisten und Ressourcen-Postfächer. Letztere sind buchbare Objekte, wie Konferenzräume, Fahrzeuge oder technisches Equipment. Nutzer können sie direkt aus dem Kalender heraus für Termine reservieren; Verfügbarkeit und Belegung werden dabei automatisch verwaltet, ohne dass ein Administrator eingreifen muss.

Unter "Limits" lassen sich Disk-Quotas, maximale Nachrichtengrößen und tägliche Sendelimits konfigurieren, sie folgen einer klaren Hierarchie. Nutzerlimits haben Vorrang vor Domainlimits, die wiederum Vorrang vor globalen Limits haben. Auf Nutzerebene steuern Administratoren, welche Dienste aktiv sind. Die Administration wirkt insgesamt sehr aufgeräumt und deckt die wichtigsten Aufgaben ab, ohne dabei überladen zu sein.

IceWarp bringt wesentliche Sicherheitsfunktionen bereits ab Werk mit. Antispam, Antivirus, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Brute-Force-Schutz und Geräteverwaltung sind Teil der Infrastruktur. Im Cloudbetrieb ist damit ab dem ersten Tag die Sicherheit aktiv, ohne dass externe Gateways konfiguriert oder Lizenzen für Sicherheitsprodukte zu beschaffen wären. Die Einstellungsmöglichkeiten in diesem Bereich sind aber überschaubar. Antispam und Antivirus lassen sich nur in den Feature-Einstellungen aktivieren und deaktivieren.

IceWarp filtert eingehende E-Mails in mehreren Stufen, bevor sie im Posteingang ankommen. Zuerst prüft das System den Ruf der Absender-IP gegen Echtzeit-Blocklisten (DNSBL/SURBL). Unbekannte Absender werden durch adaptives Greylisting temporär abgewiesen, legitime Mailserver wiederholen die Zustellung automatisch; automatisierte Spamskripte tun das in der Regel nicht. Erst dann folgt die inhaltliche Bewertung durch die SpamAssassin-Engine.

Nachrichten, die als Spam klassifiziert werden, landen je nach Konfiguration im Spamordner des Nutzers oder in der serverseitigen Quarantäne, die im Webinterface unter "Spam Queues" zu verwalten sind. Anwender können über den Webclient ihre persönliche Quarantäne einsehen und Nachrichten selbst freigeben. Der integrierte Antivirus scannt eingehende SMTP-Verbindungen, Uploads in die Groupware und die Dateiablage.

Potenziell gefährliche E-Mails landen in der Quarantäne. Diese enthält alle Nachrichten, die der Spamfilter zurückgehalten hat und die noch nicht zugestellt wurden. Administratoren können einzelne oder mehrere Nachrichten auswählen und per Aktionsmenü freigeben, löschen, auf die Whitelist setzen oder über die Blacklist sperren. Die Whitelist listet Absender auf, die nicht zurückgehalten werden sollen und die Spamprüfungen umgehen. Einträge lassen sich manuell hinzufügen oder aus der Quarantäne heraus übernehmen. Die Blacklist enthält gesperrte Absender, deren Nachrichten abgewiesen oder gefiltert werden.

Smartphones, die per Exchange Active- Sync verbunden sind, erscheinen im Webinterface unter dem jeweiligen Nutzerkonto oder in der Domainebene unter "Mobile Geräte". Pro Gerät sehen Admins Gerätetyp, Betriebssystem und letzten Synchronisationszeitpunkt. Die Verwaltungsoptionen reichen von Allow und Block über Remote Wipe bis zum Soft Wipe, das ausschließlich die Unternehmensdaten entfernt und persönliche Inhalte des Nutzers belässt.

Das Mobile Device Management umfasst nicht den vollständigen Funktionsumfang eines dedizierten MDM-Systems, IceWarp bietet hier aber eine sinnvolle Grundabsicherung. Wer komplexe Complianceanforderungen an Geräteverwaltung hat, wird ergänzende Werkzeuge benötigen.

Jenseits von E-Mail und Sicherheit entfaltet IceWarp seine Fähigkeiten als integrierte Kollaborationsplattform. Der Teamchat ist kein angedocktes Modul, sondern fest in die Oberfläche integriert. Aus einer E-Mail heraus lässt sich direkt ein Chat mit dem Absender starten. Aus einem Chatraum heraus kann der Nutzer einen Kalendertermin erzeugen, Dateien aus der Ablage werden ohne Umweg in Nachrichten geteilt.

Die Videokonferenzfunktion basiert auf WebRTC und benötigt weder Plug-in noch installierten Client, sowohl Mitarbeiter als auch externe Gäste treten per Browser bei. Reguläre Konferenzen fassen bis zu 500 Teilnehmer, der Webinarmodus skaliert auf 5000. Nach einem Meeting fasst ein KI-Assistent die Gespräche zusammen und schlägt Folgeaufgaben vor.

Für Dokumente stellt IceWarp eine browserbasierte Bearbeitungsumgebung, WebDocuments genannt, bereit. Diese basiert technisch auf OnlyOffice, einer Open-Source-Office-Suite. OnlyOffice stellt die Editoren für Texte, Tabellen und Präsentationen bereit und wird durch IceWarp nahtlos in den Webclient integriert, sodass Nutzer DOCX-, XLSX- und PPTX-Dateien direkt im Browser öffnen, gemeinsam bearbeiten und speichern können, ohne dass eine lokale Office-Installation vorhanden sein muss. Die vertraute Oberfläche der Editoren, Ribbon-Leiste, Formatierungswerkzeuge, Kommentarfunktion, orientiert sich sehr stark an Microsoft Office, was die Einarbeitungszeit für Nutzer erheblich verkürzt.

Wer den Arbeitsplatz vollständig auf den Desktop verlagern möchte, findet in der IceWarp Desktop Suite eine native Windows-Anwendung, die Desktop Client und Desktop Office kombiniert. E-Mails, Kalender, Kontakte, Aufgaben, Chat und Dokumente sind in einer einzigen Anwendung zusammengefasst, ein vollständiger Outlook-Ersatz inklusive Office-Suite, ohne dass zwei separate Programme zu installieren sind. Desktop Office nutzt dieselben Editoren wie WebDocuments, arbeitet aber lokal und funktioniert laut Dokumentation auch ohne Internetverbindung. In unserem Test konnten wir uns vom Desktopclient überzeugen, die beschriebene Office Suite war aber nicht verfügbar. Nach Rücksprache mit dem Support wurde uns mitgeteilt, dass das Paket aktuell nicht zur Verfügung steht, laut Support soll dies in Kürze wieder verfügbar sein.

Wer lokal lieber sein gewohntes Outlook nutzen möchte, kann über das Outlook-Plug-in OutlookSync die gewohnte Oberfläche weiterverwenden, das IceWarp transparent als Backend einbindet.

Für mobile Endgeräte gibt es darüber hinaus die IceWarp Mobile App für iOS und Android. Die Einrichtung gestaltet sich sehr einfach und nach der Installation der App ist über einen QR-Code die Registrierung am Handy möglich, was in unserem Test sehr gut geklappt hat. Der Funktionsumfang entspricht weitgehend dem des Webclients. E-Mail, Chat, Konferenzen und Dokumentenbearbeitung stehen auch mobil zur Verfügung. Konferenzen und Teamchat bieten grundsätzlich dieselben Funktionen, wie auf dem Desktop. Kollaboratives Dokumentenbearbeiten wird ebenfalls auf dem Smartphone unterstützt. Insgesamt war die App sehr intuitiv. Ein Wermutstropfen gab es aber: Hat die Videokonferenz im Webclient gut funktioniert, wurde uns in der App nur ein schwarzes Fenster angezeigt – die Ursache konnten wir im Test nicht ausfindig machen.

Ergänzend zur mobilen und browserbasierten Dateiablage bietet IceWarp mit FileSync einen schlanken Desktopclient für Windows, macOS und Linux, der die Dateiablage in der Cloud kontinuierlich mit einem lokalen Ordner synchronisiert, vergleichbar mit OneDrive oder Dropbox, aber vollständig in die eigene IceWarp-Cloudumgebung eingebettet. FileSync lässt sich als virtuelles Laufwerk mit eigenem Laufwerksbuchstaben einbinden, synchronisiert automatisch Dateien aus geteilten Gruppen und Teamchat-Räumen und informiert über Änderungen per Systembenachrichtigung, sodass Nutzer auch offline auf aktuelle Dokumente zugreifen können, ohne den Browser öffnen zu müssen.

IceWarp trennt zwischen direktem Chat für Einzelgespräche und Teamchats für die Zusammenarbeit in Gruppen. Einzelchats lassen sich direkt aus der Oberfläche heraus starten, ohne das aktuell geöffnete Modul verlassen zu müssen. Dateien können geteilt und Konferenzen unmittelbar aus dem Chat heraus begonnen werden. Teamchats organisieren die Kommunikation in dauerhaften Räumen, die öffentlich oder privat angelegt werden können. Besonders gelungen ist dabei die enge Verzahnung mit den übrigen Funktionen der Plattform. Aus einem Raum heraus lassen sich Konferenzen starten, Dokumente erstellen, Kalenderereignisse anlegen oder E-Mails an alle Mitglieder versenden. Auch Dateien werden ohne Umwege eingebunden.

Gruppen können zudem direkt mit Team-chat-Räumen verknüpft werden. Neue Mitglieder erhalten dadurch automatisch Zugriff auf die zugehörigen Kanäle, ohne dass eine manuelle Einladung erforderlich ist. Gerade diese tiefe Integration unterscheidet IceWarp von vielen Lösungen, bei denen Chat, Dateien und Zusammenarbeit lediglich lose miteinander verbunden sind.

KI ist auch bei IceWarp bereits integriert. Der KI-Assistent auf Basis von ChatGPT kann nach dem Hinterlegen eines API-Keys direkt als Schreibhelfer genutzt werden. So lassen sich längere E-Mails zusammenfassen, eine Antwort in einem anderen Ton formulieren oder einen Entwurf in eine andere Sprache übersetzen. Nach Videokonferenzen fasst derselbe Assistent Gesprächsergebnisse zusammen und schlägt Folgeaufgaben vor. Das entlastet vor allem Mitarbeiter, die viele Meetings moderieren oder protokollieren müssen, und schließt eine Lücke, die Microsoft bei vergleichbarem Funktionsumfang als kostenpflichtiges Copilot-Add-on füllt.

Für die Nutzung ist ein eigener ChatGPT-API-Key erforderlich. Da Inhalte an das OpenAI-API übertragen werden, sollte die Funktion in entsprechenden Organisationen administrativ deaktiviert oder auf bestimmte Nutzergruppen beschränkt werden.

IceWarp bietet nicht nur eine Alternative zu etablierten E-Mail-Plattformen, sondern auch Werkzeuge für den Umstieg. Der IceWarp Exchange Migrator ist ein portables Windows-Werkzeug, das die Migration von Microsoft Exchange zu IceWarp in der Cloud oder lokal unterstützen soll. Über Exchange Web Services übernimmt das Werkzeug E-Mails inklusive Ordnerstruktur, Kalendereinträgen, Kontakten, Aufgaben sowie freigegebene Postfächern und öffentliche Ordnern. Aus dieser Liste bereits migrierte Elemente erfasst IceWarp in einer internen Datenbank. Dadurch sind inkrementelle Durchläufe möglich, bei denen nur neue oder geänderte Daten übertragen werden. Das erlaubt einen schrittweisen Umstieg, während das bestehende System zunächst weiterbetrieben wird. Neben Exchange unterstützt IceWarp auch Migrationen aus Microsoft 365, Google Workspace, Zimbra, MDaemon und Kerio Connect. Wer den Umstieg nicht selbst durchführen möchte, kann zudem einen professionellen Migrationsservice in Anspruch nehmen, bei dem IceWarp-Techniker Planung, Durchführung und Nachbetreuung übernehmen.

IceWarp Cloud ist kein Nischenprodukt für technisch Aufgeschlossene, sondern eine ausgereifte Plattform mit 25 Jahren Entwicklungsgeschichte und großem Funktionsumfang. Für typische Kommunikations- und Kollaborationsaufgaben ersetzt IceWarp Microsoft 365 weitgehend. Bei Endpoint-Management, Compliance und Security Operations bleibt der Funktionsumfang jedoch deutlich hinter Microsofts Plattform zurück. Für kleine und mittelständische Unternehmen, die primär E-Mail, Kalender, Chat, Videokonferenzen und Dokumentenbearbeitung benötigen, stellt die Plattform jedoch eine interessante Alternative dar. Ein entscheidender Unterschied liegt aber in der Datenhaltung, die in der EU unter DSGVO-konformen Bedingungen umgesetzt wird.

Die Einrichtung von IceWarp ist überschaubar und wer die DNS-Einträge setzen kann und mit Benutzerverwaltung vertraut ist, hat eine produktive Umgebung in einem halben Arbeitstag aufgebaut. Der Admin-Zugang ist intuitiv strukturiert, ohne Tiefe zu verschenken. Ein Wermutstropfen bleibt im Bereich Sicherheit. IceWarp bringt zwar alles mit, Antispam, Antivirus, 2FA, Brute-Force-Schutz, die Konfigurationsmöglichkeiten sind jedoch überschaubar. Antispam und Antivirus lassen sich lediglich aktivieren oder deaktivieren. Wer tiefgehende Kontrolle über seine Sicherheitsinfrastruktur erwartet, müsste hier noch nachrüsten.

(ln)