Ordnung statt Sprawl

von Christian Schulenburg

Neue Teams sind in Microsoft 365 schnell erstellt. Ohne Governance wächst die Zahl von Teams, Gruppen und SharePoint-Sites jedoch oft schneller als ihre Verwaltung. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie mit Erstellungsrichtlinien, Lifecycle-Regeln, Vorlagen und regelmäßigen Überprüfungen Teams-Sprawl wirksam begrenzen.

Microsoft 365 bietet Nutzern mit den entsprechenden Berechtigungen große Entfaltungsspielräume. Neue Teams entstehen in wenigen Sekunden und erzeugen gleichzeitig eine Microsoft-365-Gruppe, eine SharePoint-Site und eine Shared Mailbox. Vielen Anwendern ist diese Ressourcenkaskade jedoch gar nicht bewusst. Die Folgen zeigen sich in vielen größeren Umgebungen: Teams mit ähnlichen Themen, verwaiste Sites ohne aktive Eigentümer, kaum genutzte Kanäle und Gruppen, deren Mitglieder das Unternehmen längst verlassen haben.

Das beeinträchtigt nicht nur die Übersichtlichkeit. Verwaiste und ungepflegte Teams fördern Informationssilos, erhöhen den Verwaltungsaufwand und bergen Sicherheitsrisiken. Verlässt ein Gruppenbesitzer das Unternehmen, ohne einen Nachfolger zu benennen, kann oft niemand mehr Mitglieder verwalten oder die Gruppe löschen. Das Team bleibt bestehen, obwohl es faktisch niemand mehr betreut.

Sprawl ist daher nicht nur ein technisches, sondern vor allem ein organisatorisches Problem. Meist entsteht er nicht aus Nachlässigkeit, sondern aus Bequemlichkeit: Wenn das Anlegen eines Teams kaum aufwendiger ist als das Öffnen eines neuen Browsertabs, prüfen viele Nutzer nicht, ob bereits ein passender Arbeitsbereich existiert. Governance bedeutet deshalb nicht, Zusammenarbeit einzuschränken, sondern ihr klare und nachvollziehbare Strukturen zu geben.

Erstellungsrechte gezielt vergeben

Standardmäßig kann jeder lizenzierte Nutzer eine Microsoft-365-Gruppe und damit auch ein Team erstellen. Einer der wirksamsten Hebel gegen Sprawl besteht deshalb darin, diese Berechtigung auf einen definierten Nutzerkreis zu beschränken.

Microsoft koppelt Teams, SharePoint und weitere Dienste an Microsoft-365-Gruppen. Wer neue Gruppen anlegen darf, erzeugt damit gleichzeitig die zugrunde liegenden Ressourcen. Über Microsoft Entra ID begrenzen Sie die Erstellung auf Mitglieder einer Sicherheitsgruppe. Die Einschränkung gilt anschließend für alle Dienste, die auf Microsoft-365-Gruppen basieren. Microsoft stellt dafür ein PowerShell-Skript und eine ausführliche Schritt-für-Schrit-Anleitung [1] bereit.

Allerdings löst eine restriktive Vergabe der Erstellungsrechte das Problem nicht allein. Fehlt ein einfacher Weg, neue Teams zu beantragen, entstehen schnell Ausweichbewegungen. Nutzer organisieren sich dann über private Chats, externe Kollaborationswerkzeuge oder andere Schattenstrukturen. Sinnvoll ist daher ein schlanker Anfrageprozess, etwa über ein Formular, ein Self-Service-Portal oder einen zentralen Teams-Kanal.

Einheitliche Benennungen schaffen

Microsoft Entra ID unterstützt die Benennung von Gruppen mit zwei einfachen Mechanismen: Präfixen und Suffixen sowie einer Liste gesperrter Wörter. Sie legen damit fest, dass Gruppennamen automatisch um bestimmte Kennzeichnungen ergänzt oder bestimmte Begriffe grundsätzlich ausgeschlossen werden.

So können Teams beispielsweise automatisch ein Präfix wie "[ORG]-" erhalten, während Zusätze wie "-Intern" oder "-Extern" die Vertraulichkeitsstufe kennzeichnen. Gesperrte Begriffe verhindern dagegen die Verwendung von Funktionsbezeichnungen, Markennamen oder anderen sensiblen Begriffen. Das erleichtert die Orientierung und schafft ein konsistentes Verzeichnis.

Benennungsrichtlinien wirken allerdings nur bei neu angelegten oder umbenannten Gruppen. Bereits vorhandene Teams bleiben unverändert und erfordern bei Bedarf eine separate Bereinigung. Details zur Konfiguration beschreibt Microsoft in seiner Dokumentation [2].

Inaktive Teams automatisch bereinigen

Teams bleiben häufig deutlich länger bestehen, als sie tatsächlich genutzt werden. Ohne klare Lifecycle-Regeln sammeln sich veraltete Arbeitsräume an, die die Übersicht erschweren und den Verwaltungsaufwand erhöhen.

Die einfachste Lifecycle-Funktion sind Ablaufrichtlinien (Expiration Policys) für Microsoft-365-Gruppen. Im Microsoft Entra Admin Center lässt sich festlegen, dass Gruppen nach einer definierten Laufzeit, etwa 180 oder 365 Tagen, automatisch ablaufen, wenn kein Gruppenbesitzer die weitere Nutzung bestätigt. Microsoft informiert die eingetragenen Besitzer rechtzeitig per E-Mail.

Der Ansatz ist einfach und wirkungsvoll: Aktiv genutzte Teams bleiben erhalten, während nicht mehr benötigte Arbeitsräume automatisch auslaufen. Gelöschte Gruppen landen zunächst im "Soft Delete"-Zustand und lassen sich innerhalb von 30 Tagen wiederherstellen. Expiration Policys setzen mindestens Microsoft Entra ID P1 voraus.

In der Praxis hat der Mechanismus jedoch eine Schwäche. Nutzer bestätigen Verlängerungsanfragen oft routinemäßig, ohne zu prüfen, ob ein Team tatsächlich noch benötigt wird. Ablaufrichtlinien allein lösen das Sprawl-Problem daher nicht, sie bilden aber eine wichtige Grundlage für ein wirksames Lifecycle-Management.

Ergänzend dazu bieten sich Zugriffsüberprüfungen (Access Reviews) an. Sie können regelmäßige Prüfzyklen einrichten, in denen Gruppenbesitzer Mitglieder und Gastzugriffe überprüfen. Dadurch verschwinden veraltete Berechtigungen, während aktive Teams weiterhin ihre benötigten Zugriffe behalten. Besonders bei Projektteams mit externen Nutzern schaffen Access Reviews zusätzliche Transparenz.

Mit Vorlagen Struktur schaffen

Nicht jedes inaktive Team muss sofort gelöscht werden. Für abgeschlossene Projekte oder andere Arbeitsbereiche mit aufbewahrungspflichtigen Inhalten bietet sich die Archivierung an. Archivierte Teams bleiben für die Mitglieder lesbar und durchsuchbar, verhindern aber neue Nachrichten und Dateiänderungen. So bleiben Informationen erhalten, ohne die aktive Arbeitsumgebung unnötig aufzublähen.

Noch wichtiger als die spätere Bereinigung ist jedoch eine sinnvolle Struktur beim Erstellen neuer Teams. Teams-Vorlagen ermöglichen es Ihnen, vordefinierte Arbeitsbereiche mit Kanälen, Apps und Einstellungen bereitzustellen.

Statt mit einem leeren Team zu starten, wählen Nutzer eine passende Vorlage, etwa für Projektteams, Abteilungen oder Arbeitsgruppen. Jede Vorlage enthält bereits die benötigten Kanäle, Anwendungen und Grundeinstellungen.

Solche Vorlagen reduzieren die strukturelle Vielfalt erheblich. Wenn vergleichbare Teams nach demselben Schema aufgebaut sind, finden sich Anwender schneller zurecht und Sie können bestehende Strukturen leichter verwalten. Gleichzeitig sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass Nutzer für ähnliche Aufgaben immer wieder neue Arbeitsbereiche anlegen. Im Teams Admin Center verwalten Sie entsprechende Vorlagen zentral. Weitere Informationen zu Teams-Vorlagen beschreibt Microsoft in seiner Dokumentation [3].

Kanalhygiene gegen Wildwuchs

Ein weiterer Treiber für Sprawl ist das Verwechseln von Teams und Kanälen. Viele Nutzer legen ein neues Team an, obwohl ein zusätzlicher Kanal innerhalb eines bestehenden Teams ausreichen würde. Unternehmen sollten daher vorhandene Arbeitsbereiche sichtbar machen und die Suche nach bestehenden Teams fördern. Oft lässt sich dadurch die Zahl neuer Teams deutlich reduzieren.

Zur Kanalhygiene gehört auch ein bewusster Umgang mit privaten Kanälen. Sie eignen sich zwar für vertrauliche Inhalte innerhalb eines Teams, erzeugen jedoch jeweils eine eigene SharePoint- Site. Wer private Kanäle inflationär nutzt, verlagert den Wildwuchs lediglich von Teams auf SharePoint. Daher sollten Sie ihren Einsatz auf begründete Ausnahmefälle beschränken.

Für wiederkehrende Governance-Aufgaben eignet sich Power Automate als Automatisierungswerkzeug. Typische Anwendungsfälle sind Benachrichtigungen bei fehlenden Gruppenbesitzern, Erinnerungen an Verantwortliche oder Eskalationen bei verwaisten Teams. Auf diese Weise lassen sich Governance-Prozesse teilweise automatisieren, ohne zusätzliche Werkzeuge einführen zu müssen.

Gastzugriffe kontrollieren

Eine besondere Rolle in der Governance von Microsoft Teams spielen externe Nutzer. Gastkonten und freigegebene Kanäle erleichtern zwar die Zusammenarbeit mit Kunden, Partnern und Dienstleistern, erhöhen aber zugleich die Anforderungen an die Verwaltung von Zugriffsrechten.

Gerade bei Projektteams bleiben externe Benutzer häufig länger berechtigt als ursprünglich vorgesehen. Regelmäßige Zugriffsüberprüfungen (Access Reviews) helfen dabei, nicht mehr benötigte Gastkonten zu identifizieren und veraltete Berechtigungen zu entfernen.

Insbesondere in größeren Umgebungen verhindert dies, dass ehemalige Projektbeteiligte dauerhaft Zugriff auf Informationen behalten. Zusätzlich können Sie die Lebensdauer von Gastkonten begrenzen und die Zusammenarbeit auf definierte externe Mandanten beschränken. Microsoft Teams und Microsoft Entra ID bieten hierfür entsprechende Richtlinien. In regulierten Branchen oder im öffentlichen Sektor sind Gastzugriffe häufig nur für ausgewählte Partnerorganisationen zulässig oder werden vollständig deaktiviert.

Auch bei freigegebenen Kanälen em-pfiehlt sich eine regelmäßige Überprüfung der Berechtigungen. Je stärker Unternehmen externe Zusammenarbeit in Teams nutzen, desto wichtiger wird eine konsequente Kontrolle der vergebenen Zugriffsrechte.

Bestandsaufnahme als Grundlage

Bevor Sie neue Governance-Regeln einführen, sollten Sie sich einen Überblick über die bestehende Umgebung verschaffen. In vielen Organisationen existieren bereits Hunderte Teams, Gruppen und SharePoint-Sites, deren Nutzung und Verantwortlichkeiten nicht immer klar dokumentiert sind.

Das Microsoft 365 Admin Center bietet dafür erste Anhaltspunkte. Unter "Berichte" und "Nutzung" stehen Auswertungen zu aktiven und inaktiven Teams sowie zur allgemeinen Nutzung der Plattform bereit. Für einen schnellen Überblick reichen diese Berichte häufig aus, bei größeren Umgebungen stoßen sie jedoch schnell an ihre Grenzen.

Für detailliertere Analysen eignen sich PowerShell und das Microsoft-Graph-API. Damit werten Sie Teams und Microsoft-365-Gruppen nach Erstellungsdatum, Besitzerstatus, Mitgliederzahl oder letzter Aktivität aus. Auf diese Weise lassen sich verwaiste oder kaum noch genutzte Arbeitsbereiche identifizieren und gezielt überprüfen.

Besonders hilfreich sind Aktivitätsdaten aus Teams und SharePoint. Sie zeigen, wann zuletzt Inhalte bearbeitet oder Dokumente genutzt wurden. Teams ohne erkennbare Aktivität über mehrere Monate hinweg sind häufig Kandidaten für eine Archivierung oder Bereinigung. Das Microsoft-Graph-PowerShell-Modul stellt hierfür verschiedene Reporting-Funktionen bereit, darunter den Befehl "Get-MgReportTeamActivityDetail".

Governance-Fahrplan für die Praxis

Technische Werkzeuge allein schaffen noch keine Governance. Entscheidend ist ein organisatorischer Rahmen, der Zuständigkeiten definiert und Prozesse festlegt. Auf Grundlage der Bestandsaufnahme lassen sich zunächst die wichtigsten Regeln festlegen: Wer darf neue Teams anlegen? Welche Namenskonventionen gelten? Wann sollen Teams archiviert oder gelöscht werden? Ebenso wichtig ist ein einfacher Prozess für die Beantragung neuer Arbeitsbereiche, damit Nutzer nicht auf Schattenstrukturen ausweichen.

Darüber hinaus sollten Organisationen klare Lifecycle-Regeln definieren. Dazu gehören Ablauffristen für Teams, Verantwortlichkeiten für deren Verlängerung sowie Kriterien für Archivierung und Löschung. Nur wenn diese Prozesse nachvollziehbar dokumentiert sind, lassen sie sich langfristig konsequent umsetzen. Anschließend gilt es, die definierten Regeln organisatorisch zu verankern. Kurze Leitfäden und Onboarding-Materialien helfen Anwendern, vorhandene Teams sinnvoll zu nutzen und unnötige Neuanlagen zu vermeiden. Solche Vorgaben werden nur dann akzeptiert, wenn Nutzer die Hintergründe verstehen und ihre tägliche Arbeit nicht unnötig erschwert wird.

Ebenso wichtig ist ein kontinuierliches Monitoring. Regelmäßige Auswertungen zu Nutzung, Besitzern und Gastzugriffen helfen dabei, neuen Wildwuchs frühzeitig zu erkennen und gegenzusteuern. Die Einführung klarer Strukturen ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess. Ein häufiger Fehler besteht darin, von Beginn an ein lückenloses Regelwerk etablieren zu wollen. Komplexe Vorgaben werden oft umgangen und erzeugen zusätzlichen Aufwand. Erfolgversprechender ist ein schrittweises Vorgehen, das zunächst die größten Probleme adressiert und die Regeln anschließend gezielt erweitert.

Fazit

Teams-Sprawl entsteht meist nicht durch Fehlverhalten einzelner Nutzer, sondern durch fehlende Regeln für die Erstellung und Pflege von Arbeitsbereichen. Ohne klare Leitplanken wachsen Teams, Gruppen und Sites kontinuierlich an und erschweren die Zusammenarbeit. Microsoft 365 bietet bereits mit Bordmitteln wirksame Gegenmaßnahmen. Erstellungsrichtlinien, Benennungsstandards, Lifecycle-Regeln und Teams-Vorlagen helfen dabei, Strukturen übersichtlich zu halten und unnötige Arbeitsbereiche zu vermeiden. Entscheidend ist dabei nicht maximale Kontrolle, sondern ein praxistauglicher Rahmen für die Zusammenarbeit. Wer früh für Ordnung sorgt und bestehende Strukturen regelmäßig überprüft, hält den Verwaltungsaufwand gering und verbessert die Zusammenarbeit in Microsoft 365 nachhaltig.

Erstellungseinschränkungen	Begrenzen die Zahl neuer Teams und Gruppen
Naming Policys	Sorgen für einheitliche Bezeichnungen
Expiration Policys	Löschen oder verlängern inaktive Teams automatisch
Access Reviews	Überprüfen Mitglieder und Gastzugriffe regelmäßig
Teams-Vorlagen	Schaffen einheitliche Strukturen für neue Teams
Kanalhygiene	Verhindert unnötige Teams und zusätzliche SharePoint-Sites

Governance für Microsoft Teams und Microsoft 365